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如何将纸质资料电子化--扫描全能王

相信大部分职场人士都遇到过这样的事情:

工作中会产生的大量纸质文件,我们通常把它放在家里或是办公室里,当我们外出的时候,可能会突然要用到它们,这时候我们根本拿不到它们,这时我们应该怎么办?

到目前为止,我们离不开纸质的系统,然而为了使用方便,我们也要开始慢慢将许多重要的资料电子化储存!

对纸质的文件、文档进行电子化,我运用的工具是扫描全能王。

它类似于上一讲我们所讲的手写工具Notability。

Notability是一个过程性的软件,扫面全能王也是一个过程性的软件。

把纸质文件的拍照,经过简要的处理,最终我还是会把它存在印象笔记当中。

我先来介绍一下扫描全能王的基本功能,再来强调一下它的一些关键功能。

第一部分我们讲基本功能。

扫描全能王有拍照生成的功能和导入图片生成的功能。

这两个基本的功能你只要点开软件,进去就会使用了。

界面下方的正中间有个拍照的按钮,右下方还有一个图片的按钮,分别是拍照和图片导入的功能。

第二部分讲讲它的特殊功能。

1、标签分类功能

扫描全能王可以建立标签,其实这就是分类的功能。

我们有大量的文件,如果你不进行分类,不便于寻找。

所以分类和标题非常重要!

我介绍一下我是怎么分类的:

我有很多证件,把它们电子化以后,建立“证件”这个分类。

有时候我会读一些书,这书我不需要整本的拍照,所以,我拍关键的页面,然后建立“书籍”这个分类。

很多健康的记录,比如体检报告等等,我会把它分类一个叫“健康”的标签。

我们的合同、说明书、保修卡,旅行……都是需要有一些记录的。

还有关于家庭事务的记录,比如说关于孩子的一些文档,成绩单之类的。

工作当中的会议纪要、重要文档,学习笔记等等都需要有记录和分类。

可能你的分类和我的不太一样,不过没关系,我们要做到的只是建立好分类!

这样你拍照和记录的时候就有地方存了。

2、共享功能

扫描全能王有一个云空间,也就是说软件本身就提供了在多个设备之间存储以及同步的功能,你注册一个账号就可以使用。

有的需要花钱买,但是它有给一定的免费空间,不够用了你再买。

我一般会用一用,但是我不把它作为最终存储的地方,我先在这里做一些编辑整理工作,然后再把整理好的资料导出,最后存到印象笔记当中。

它的导出也很方便,而且我们可以把它导出成PDF。

PDF的好处是文档比较小,但它也有坏处,就是不易更改。

所以扫描全能王的底稿也要保存好。

比如说当我们的证件更换了的时候,“全家的证件”这个文档,就需要更改了。

要用扫描全能王再拍一遍,然后再把原来的删除掉,重新生成一个PDF的文档,放在印象笔记当中。

你们可能会问我:为什么不直接用印象笔记呢?

印象笔记可以用来保存,但它目前没有生成PDF的功能,你只能拍一张张的图片进去。

这样的话,第一,它的坏处是文档比较大;第二,要分享给别人很不方便,而PDF的分享是很方便的。

每一个软件都有它的特点,不能按照厂商所宣传的那样说它能满足用户的所有需要。

每一款软件都不能满足大家的所有需要。

即使有软件真的做到了能满足大家的所有需要,那它也不见得是做得最好的,这叫术业有专攻。

来参加易效能的课程,我们就会告诉你每个软件之间的优势和劣势,然后你融会贯通,把它用好,就能提升效率。

扫描全能王还有一个非常好的功能,我最后来讲:它可以在拍照和导入图片的时候,对每一张图片自动裁边。

你拍的图片可能歪歪扭扭,有点像梯形,但是,它可以给你裁成方方正正的长方形,这样真的是很妙!

扫描全能王应该是全平台的。

它也是一款过程性的软件。

你通过拍照、导入图片,然后把它编辑好导入到印象笔记当中存储,但是一定记住要保留原稿在扫描全能王中。

最后需要特别强调的是:一定要建立好标题&标签!

我们这一讲的软件就介绍到这里,感谢你的聆听。

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