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如何简单快速的将纸质文件扫描成可编辑格式?

日常办公中,最烦的事莫过于要将已经扫描成PDF的文件,进行二次修改。说它烦,是因为PDF文件很难进行编辑。尽管,我们可以在网上下载免费的“PDF转wps”软件,但用过你会发现,转化后的文件有的会通篇乱码,有的格式则变得‘七扭八歪’。更重要的是,你可能在不经意间,就泄露了公司的商业机密。对于日常处理文件量较大的企业用户而言,不仅耗费大量的人力和时间成本,更有给企业带来经济损失的风险。

我们说,将PDF转换成wps的过程,其实就是对PDF文件内容的解析和识别处理过程。良好的处理过程,往往能够确保最终转换出来的wps文件内容更加完整,至少不会出现乱码、空白、文字错乱等问题。

免费虽好,却并不得心应手

目前,我们在使用网上那些免费的转换软件时,经常会遇到这些问题。首先,就是不知道该选哪一款转换软件好。首先,很多用户压根不知道该选哪一款转换软件才好,要知道一份正常的文件,用不同软件转出来的效果也是不同的。你要如何选择?

其此,就是转换过程中会出现的问题,例如转换后的文档都是图片,或是乱码,不论哪种情形,你都无法进行下一步的再编辑操作。

再者,那些免费的在线转换软件,在转换过程中我们的信息是否会被有意或无意的泄露?尤其是企业用户,一旦公司的商业机密文件遭到泄露,其后果恐怕将难以计数。

此外,你还可能遇到花费大量时间转换的文件根本无法打开。如果遇到上述种种问题,你该怎么办?其实,问题的关键在于前期“扫描”这一步!

或许正是看到了企业用户这一实际应用需求,柯尼卡美能达推出了企业级扫描捕获解决方案eCopy ShareScan,将业务程序扩展至任何设备,向任何业务应用传送信息。为企业用户带来高效的数字化协作办公体验。

该套解决方案,能够为企业用户提供高效且准确的方法,将纸质文件转换成各种可编辑的格式,例如wps、Excel、PowerPoint等等,并将扫描所得文件进行传送、保护以及随时随地进行共享,还可快速的转接至Microsoft SharePoint、E-mail和云端等处。

当我们处理纸质或数字文件时,有三个关键要素决定了捕获和工作流的成败与否,即安全性、可靠性和生产力。当我们使用输入设备捕获信息时,不会在无意中泄露机密信息给他人,当然更不会妨碍员工完成工作;其可靠性则体现在可以自动捕获工作流中的文件,减少流程中例如人为输入错误等潜在故障点;而一款功能强大的捕获系统,不仅能在适当的时间为用户提供合适的选择,还要能为流程提速。

有了eCopy ShareScan,扫描大不一样

现在,我们来看看柯尼卡美能达的eCopy ShareScan方案,可以帮我们做些什么?首先,用户可以在扫描过程中输入与个人信息相关的关键字,且根据这些关键字自动创建目录并归档,出于对信息安全的考虑,用户必须以认证身份登录,自动将扫描文档与用户信息绑定。对企业来说,高效的数字化办公很重要,但前提是要建立在安全的基础之上。该方案,为用户规避无意泄密风险的同时,还可以保证工作流的顺畅。

与此同时,为了减少人工查询以及手动输入的繁琐操作,该方案还为用户提供了自动填写完整表单功能。如何实现呢?首先,eCopy ShareScan从数据库检索用户输入和信息,当作为工作流的一部分使用时,生成的文档将是一个表单,将来自数据库检索过程的数据添加到用户扫描过的任何页面中。之后,创建一个模板,其目的是要将提取数据的字段区域,用于在最终的文档产品中插入数据,且能够在扫描过程中输入,也可以与数据库中的许多其他字段值一起提取。

不知你知否也遇到过这样的情况,尤其是那些工作重复性高且比较繁琐的部门,要将扫描得到的文件一个个发往不同收件人那里,是件费时费力且很琐碎的事情。为了避免重负扫描,该方案可以帮助用户同时发送至多目的地,提高效率的同时节约成本。我们只需在多功能一体机上将纸质文件扫描成电子文档,eCopy ShareScan便会根据设定对文件进行相应处理,同时发送到布标文件夹和个人邮箱。

此外,由于每一位员工的工作流程与文档处理需求都不一样,因此,管理员无法为每一个人定制他们的扫描工作流程。针对这个问题,eCopy ShareScan也有办法帮我们解决,用户可自定义工作流,实现“个性化”。最终用户通过账户登录后,可以通过“扫描属性设定”、“图标设定”、“文件命名”和“目标文件夹”四个模块,创建适合自己的业务流,而无需经过管理员进行操作。一方面,最终用户灵活度更高,另一方面,也大幅减少了管理员的工作,一箭双雕。

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